21 consigli di Time Management per aumentare la produttività (e vivere meglio).

Jordan Bates, del blog Refine the Mind, attraverso le colonne on-line di The Creativity Post, ci dà 21 tips per lavorare meglio (non di più) e di conseguenza aumentare la produttività ma, soprattutto … vivere meglio. 21 suggerimenti semplici, basta solo pensarci periodicamente e cercare di applicarli, per tarare la propria vita lavorativa dominata dall’ansia della iper-produttività (hyper-productivity). L’obiettivo non è ‘restare perennemente occupati’ e magari sentirsi perduti se abbiamo un attimo di pausa (che non sappiamo come ‘riempire’), ma fare le cose in modo (ancora una volta) efficiente ed efficace, senza perderci in attività ‘senza valore’.

‘Don’t say you don’t have enough time. You have exactly the same number of hours per day that were given to Helen Keller, Pasteur, Michaelangelo, Mother Teresa, Leonardo da Vinci, Thomas Jefferson, and Albert Einstein.‘ dice H. Jackson Brown Jr., l’autore di Vita: istruzioni per l’uso (Life’s Little Instruction Book: 511 Suggestions, Observations, and Reminders on How to Live a Happy and Rewarding Life, 30 milioni di copie vendute). Ovvero: Non dire che non hai abbastanza tempo. Hai esattamente lo stesso numero di ore al giorno che sono stati dati a Helen Keller, Pasteur, Michelangelo, Madre Teresa, Leonardo da Vinci, Thomas Jefferson e Albert Einstein’ (ok, loro erano dei geni?).

Ecco le 21 pillole (integrate con i miei commenti) da inghiottire una al giorno appena svegliati, per un periodo di ‘cura’ da ripetere periodicamente 🙂

1. Completare prima i compiti più importanti. Identificare le 2-3 priorità della giornata, e portarle a termine. Una volta fatte, la giornata sarà già un successo.

2. Imparare a dire di no. Concentrarsi sui soli obiettivi che sappiamo essere cruciali e che siamo in grado di svolgere nel tempo dato. Declinare altre opportunità, anche se apparentemente interessanti.

3. Dormire almeno 7-8 ore. ‘Ascoltare il proprio corpo’ e non sottostimare il valore del riposo.

4. Dedicare l’intera attenzione al compito che dovete svolgere. Staccare telefono, mail, ecc. , trovarsi un posto quieto per lavorare e concentrarsi sull’obiettivo.

5. Iniziare subito. ‘Lo posso fare più tardi, ecc. ‘ Non esiste. Non procrastinate. Se si può iniziare subito, fatelo. Finirete prima.

6. Non permettere a dettagli senza importanza di distrarvi. Le attività durano molto più del previsto perchè ci perdiamo in dettagli e riesaminiamo continuamente il lavoro fatto. Completiamolo e rivediamolo una volta sola, al termine.

7. Trasformare in abitudini quotidiane attività per Voi fondamentali. Se c’è un compito che fate abitualmente (esempio: scrivere il post per il blog …), la routine ve lo fa pesare di meno. Trasformatelo in qualcosa di divertente, naturale, abituale.

8. Siate consapevoli della quantità di tempo spesa per TV, Internet, giochi. Dato che è un tempo che ‘distrae’, non ci rendiamo conto di quant’è e tendiamo a sottostimare quanto ci porta via, del tempo necessario per le priorità. Quindi, teniamolo sotto controllo.

9. Definite una scadenza per completare un’attività. Il tempo limite che ci siamo dati ci aiuterà ad essere concentrati ed efficienti. Non ‘ci metto quel che ci metto’ ma ‘stimo di metterci 3 ore’ (e lo faccio).

10. Lasciatevi un cuscinetto di tempo tra un’attività e un’altra. Le pause (una passeggiata, un po’ d’aria fresca, ecc.) sono importanti per ‘staccare’ e percepire che abbiamo completato una singola attività.

11. Non lasciatevi travolgere dal pensare alla totalità delle cose da fare. ‘Una fetta alla volta e ci mangiamo tutta l’anguria’, dico io a volte. Per cui concentriamoci sulle singole attività e completiamole una dopo l’altra.

12. Esercizio fisico e alimentazione sana. Sono le altre due ‘gambe’, insieme al riposo, dello sgabello che sostiene la qualità del nostro lavoro.

13. Fate di meno. Concentratevi sulle priorità, fate meno cose ma con più valore, invece che troppe cose molte delle quali marginali.

14. Utilizzate i fine settimana, ma solo un pochino. Fate qualcosa durante il fine settimana, ma in piccole dosi, giusto per alleggerire il carico della settimana lavorativa. (Ma per il resto, è importante staccare e curare se stessi e le relazioni con gli altri … !).

15. Createvi sistemi organizzativi. Datevi un sistema organizzativo per i documenti, le cose da fare, ecc. Cancellatevi dalla mailing list di cose che in realtà non vi interessano davvero. Essere organizzati fa risparmiare molto tempo.

16. Fate qualcosa durante i tempi di attesa. Spendiamo in effetti molto tempo per attese (viaggi, trasferimenti, ecc.). Possiamo utilizzare questo tempo per inserirvi dei contenuti (piccole attività di durata limitata che devono comunque essere fatte, pause mentali per leggere o aggiornarsi, ecc.).

17. Rinchiudetevi dentro. Ci sono certi momenti nei quali è necessario chiudersi in una stanza, da soli, senza scuse e distrazioni, per completare ciò che è necessario fare.

18. Impegnatevi a fare ciò che avete pianificato. Non perdete l’impegno che avete dichiarato di fare ciò che avete pianificato. Per cui siate sinceri con Voi stessi, e realizzate quanto previsto. Fai quello che devi fare per fare quello che vuoi fare [cit. Denzel Washington] è il mio motto.

19. Legate insieme attività analoghe. Le attività che dovete fare possono essere molto diverse (relazioni, calcoli, mail, ecc.), come tipologia e richiedere una predisposizione mentale differente. Per cui può essere utile eseguire insieme, una dopo l’altra, attività analoghe, piuttosto che saltare da una all’altra senza ordine.

20. Trovate il tempo per la quiete. Non c’è bisogno di correre continuamente. Dobbiamo restituire alla quiete e all’inazione il valore che si meritano all’interno del nostro tempo.

21. Eliminate il non-essenziale. Impariamo a riconoscere il superfluo nelle nostre attività e ‘scremiamolo’ da ciò che è veramente importante e necessita del nostro impegno. ‘Non mettiamoci a disegnare i fiorellini’ … mi dico spesso.

E, per concludere, un suggerimento ‘omaggio’, forse il più importante di tutti: l’obiettivo ultimo dovrebbe essere sempre l’appagamento. Il lavoro può essere un gioco. Siamo così occupati da ciò che stiamo facendo sul lavoro che ci dimentichiamo di divertirci per ciò che stiamo facendo. L’obiettivo dovrebbe essere quello di organizzare gli impegni in modo da essere felici di vivere i dettagli della nostra vita quotidiana, anche mentre stiamo lavorando. Grazie Jordan 🙂

PS – Ci si può fare aiutare anche da strumenti web, come Nozbe (web-based project, tasks and notes management). Ma il cambiamento deve avvenire prima di tutto nella nostra testa …

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